Errores mas comunes en la administración de un Sistema Automatizado de Control de Inventarios
El uso de un Sistema automatizado de control de inventarios es una obligación de las empresas IMMEX, dicho sistema deberá contar con la información mínima declarada en el ANEXO 24 de las RGCE, entre estos requisitos mínimos se encuentran los catálogos, módulos de aduana y módulos de reportes.
La fracción primera del ANEXO 24 nos indica lo siguiente:
El sistema automatizado de control de inventarios conforme al presente apartado deberá permitir por lo menos:
Dar cabal cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley, su Reglamento y las RGCE en lo relativo al control de inventarios de las mercancías importadas temporalmente.
Contar con un instrumento para la comprobación de los retornos de las mercancías importadas temporalmente y control de mercancías pendientes de retorno.
Generar reportes que permitan dar cumplimiento a los requerimientos de información establecidos en las disposiciones aduaneras y de la propia autoridad.
Debido a estas solicitudes por parte de la autoridad se determina que aspectos se deben cuidar para llevar un sano control de inventarios y es ahí mismo donde podemos observar inconsistencias en la información capturada contra la información transmitida (GLOSA), como son:
Diferencias en unidad de medida, en estos casos hay 2 escenarios principales, el primero es el caso donde van de una unidad de medida a otra, que puede sustentarse con un factor de conversión, por ejemplo: libras/kilos, pies/metros, etc. El segundo caso es donde se cuenta con una unidad de medida capturada que no cuenta con un factor de conversión establecido, por ejemplo, de piezas a kilos.
Diferencias en cantidades declaradas.
Fecha de pagos, en algunas ocasiones capturan la fecha de pago del R1, la fecha de entrada de la mercancía o la fecha en que se abrió el consolidado, en este aspecto es importante considerar correctamente la fecha de pago ya que es a partir de ahí que se calculan las temporalidades de las mercancías.
Las secuencias no se encuentran asignadas: si bien dentro de los campos requeridos no se encuentra de manera textual el contar con las secuencias o partidas asignadas dentro del sistema automatizado de control de inventarios la autoridad nos indica en el anexo 24 fracción primera tercer párrafo lo siguiente: “Generar reportes que permitan dar cumplimiento a los requerimientos de información establecidos en las disposiciones aduaneras y de la propia autoridad.” Lo que nos indica que nuestro sistema deberá ser capaz de generar un reporte con los campos que la autoridad solicite y el campo de secuencias es uno de los campos que nos suelen requerir en los reportes al momento de una auditoria.
Temporalidades de importación no aplicadas correctamente: las mercancías cuentan con diferentes temporalidades dependiendo del tipo de mercancía que son, la clave de pedimento con que se importó, los proveedores, si la empresa cuenta con alguna certificación y el rubro de esta, en algunas ocasiones estas temporalidades solo se configuraron una vez y no se actualizaron conforme a las nuevas publicaciones o aplicaciones de ley, lo cual nos podría llevar a un incorrecto control de saldos.
Las recomendaciones para las empresas son las siguientes:
Realizar revisiones preventivas a la información capturada en el sistema usando glosa como base correcta.
Revisar que los números de parte dados de alta cuenten con información correcta referente a peso, unidades de medida, valores, etc.
Contar con la información completa respecto a certificaciones, como son inicio de vigencia, renovaciones y/o ampliaciones, por ejemplo: IMMEX, NEEC, IVA y OEA.
Revisar las temporalidades históricas usando como base la información del punto anterior, así como las modificaciones de ley.
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