Actualización de información en el Sistema de Control de Inventarios

Actualización de información en el Sistema de Control de Inventarios.

Uno de los principales problemas en cuanto al manejo de un sistema de control de inventarios es mantenerlo debidamente actualizado, este debe contar con la información de acuerdo con glosa en cuestión de operaciones de comercio exterior y con las estructuras de producto (BOMS) correctas de acuerdo con el consumo real necesario para elaborar el producto final. Se entiende que en ocasiones la operación es demandante y mantener al día el sistema se vuelve muy complejo, sin embargo, se debe tener como una prioridad el trabajo de actualización de sistema ya que no se sabe en que momento la autoridad nos solicitará reportes de nuestra información.

Dentro de las opciones para mantener la información actualizada está el uso de plantillas para carga masiva de información, estas pueden ser desde plantillas para cargar números de parte, estructuras de productos, facturas, etc. Dichas plantillas son la alternativa más común con la que cuentan los SCI y estas deben estar correctamente configuradas y adaptadas a la información necesaria para la operación. Utilizar una plantilla de carga masiva reduce mucho el tiempo de captura comparado con dar de alta la información de forma manual pero no deja de requerir tiempo y dependiendo que tan común sea la carga de información también podría volverse una actividad demandante.

La alternativa por que la optan las empresas con gran volumen de operaciones es el desarrollo de interfaces, las cuales para describirlas de una forma sencilla podríamos decir que son un medio en el que dos sistemas comparten información, en este caso la interfaz seria entre el sistema de producción y el sistema de control de inventarios. Se puede crear una interfaz que alimente dos apartados del SCI uno de ellos seria para dar alta nuevos números de parte en el catálogo de materiales y el otro para dar de alta las nuevas estructuras de productos terminados, así como los posibles cambios en tiempo real.  Sin duda el hecho de que la información se este transmitiendo a nuestro SCI de forma automática reducirá tiempos de captura.

Algunos de los beneficios que tendrá implementar una interface serán los siguientes:

• Se reducirán tiempos de captura.

• La información se mantendrá actualizada en tiempo real.

• Se evitarán problemas de comunicación interdepartamental.

• Se tendrá mayor certeza de que la información que se encuentra en sistema es la correcta.

 A pesar de que la información se estará cargando de forma automática no se debe dejar de lado el trabajo de supervisión para asegurarnos que la información es correcta. La interfaz tiene que contar con una configuración impecable y contar con las validaciones necesarias para agregar la información sin errores, además de contar con la bitácora de actualización que básicamente informa cada que termina de cargar información y si esta se realizó de forma correcta o se produjo algún error.  También se puede optar por revisar el funcionamiento de la interfaz mediante un reporte, el cual indique todos los movimientos y el estatus.  

Autor:

Daniela Sandoval

Analista de Comercio Exterior