Documentos básicos para una Auditoría de Comercio Exterior
Las empresas como bien se sabe debe dar cabal cumplimiento a las solicitudes de la autoridad, por lo tanto, si percibes que hay un margen de irregularidades que tienes en tus procesos y quieres enmendar, es importante tener en cuenta los documentos que podrían solicitarte al momento de una visita, es por ello que se mencionan algunos de los documentos o puntos más importantes que debes tomar en cuenta:
PEDIMENTOS:
Este sin duda es el documento más importante para efectos fiscales, ya que con él se podrá verificar la fecha de pago de las contribuciones generadas en cada operación de comercio exterior en su importación o exportación.
FACTURAS DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN:
Como bien se sabe las facturas son un documento que avala los bienes importados o exportados y que indican la información necesaria para el despacho aduanero y el cumplimiento de las regulaciones comerciales, y que, a su vez sirve como una herramienta para verificar los datos de los vendedores y compradores de los bienes o servicios que están involucrados en la operación.
Este requisito es crucial en el ámbito del comercio exterior en México, ya que cumple su función en términos aduaneros, también haciendo mención que sirve como respaldo durante dichas auditorías internas o externas.
DOCUMENTOS DE EMBARQUE:
Los datos de embarque permiten obtener los datos de número de factura, fecha, medio de transporte utilizado, términos de entrega y pago, entre otros datos.
PERMISOS:
Estos documentos también son fundamentales, ya que permiten visualizar el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias que como se sabe la mayoría de las mercancías deben cumplir con ello para ingresar o estar en territorio nacional, aunque como se mencionó la mayoría debería, pero hay excepciones.
OTROS:
También para el cumplimiento o el estar preparados para una auditoria sería tener nuestro sistema de control de inventarios actualizado para ejecutar o extraer reportes de operaciones o independiente al sistema tener la siguiente información lista para presentar como:
Reportes de operaciones con fecha de pago de importación/exportación
Reportes de Listado de pedimentos, también pueden ser pedimentos físicos o en PDF.
Glosas al día cargados en sistema o formato ZIP (como los entrega la autoridad)
BOOMS actualizados en sistema
Anexos del pedimento
Reporte de Facturas
Proceso productivo
Seguros en caso de aplicar incrementables
Certificados de origen
Reglas 8vas
Ingresos físicos en almacén o constancias de salidas
CCP
En caso de que sea importación definitiva se debe tener los siguientes datos como:
Manifestaciones de valor (que contienen datos como: Razón social, vinculación, datos de importador, agente aduanal, facturas, método de valoración, valor de transacción, periodicidad de la manifestación, etc.)
Hojas de cálculos para conocer los datos del importador/vendedor, mercancías, determinación del método de valoración, precio pagado o por pagar, ajustes a incrementables, no incrementables, valor en aduana con forme el valor de transacción, firma y datos que afirman la veracidad, etc.
Entre otros.
El tener conocimiento de los constantes cambios y modificaciones que sufre la Ley aduanera y su reglamento también es una herramienta fundamental para poder identificar las áreas de oportunidad o riesgos y los ajustes que se deben realizar. El notificar los cambios de socios y proveedores para garantizar que trabajen de manera legal, eficiente y productiva con las operaciones también es una muy buena práctica.
Sin duda el tener o prepararte con toda esta documentación habla muy bien de la salud de la empresa y que sobre todo puedan verificar que las operaciones se apegan a las disposiciones fiscales y aduaneras. Con ello se previene o corrige a tiempo los errores que pudieran ser detectados por la autoridad y se anticipa su ajuste con un plan interno y que en auditoria no se pueda ejercer facultades de comprobación.
