Blog 6/23 - Legal uso y goce de inmueble en CIVA

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10 feb

Legal uso y goce de inmueble en CIVA.

Como parte de los requisitos para obtener el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, en la modalidad de IVA e IEPS, uno de ellos, es el que se establece en la fracción XII de la regla 7.1.1 de las Reglas Generales de Comercio Exterior que a la letra dice:
“… XII. Contar con el legal uso o goce del inmueble o inmuebles en donde se llevan a cabo los procesos productivos o la prestación de servicios según se trate, en el que se establezca un plazo forzoso de al menos un año de vigencia y que aún tenga una vigencia de por lo menos ocho meses contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud.”

Ahora bien, es importante considerar que una vez que se obtenga el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, en la modalidad de IVA e IEPS, se debe mantener vigente y en cumplimiento en todo momento del documento que acredite el legal uso y goce del inmueble donde se llevan a cabo los procesos productivos.

Los documentos que pueden acreditar el legal uso y goce del inmueble son los siguientes:
• Contrato de arrendamiento.
• Contrato de subarrendamiento
• Contrato de comodato
• Escritura o Título de propiedad
• Fideicomiso

Hoy en día el documento que comúnmente las empresas cuentan para acreditar el legal uso y goce del inmueble es el contrato de arrendamiento o subarrendamiento, y por ende es el documento que más puede sufrir algún cambio, extensión del contrato (adendum), o convenio modificatorio, para ello, el documento debe de encontrarse al alcance del departamento de Import-Export y el área contable o de finanzas para estar en posibilidades de verificar que el documento se encuentra vigente, actualizado y en cumplimiento de acuerdo a los lineamiento que analiza la autoridad con respecto al mantenimiento del Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, en la modalidad de IVA e IEPS.

En virtud de lo anterior, es importante mencionar que la elaboración de un contrato de arrendamiento o subarrendamiento, tanto el arrendador como el arrendatario deben establecer sus derechos y obligaciones mediante la firma de un acuerdo escrito que dé fe y legalidad al uso temporal de dicho inmueble, así como indicar las condiciones en que fueron arrendadas las instalaciones, y que se indique un plazo forzoso de al menos un año de vigencia tal como lo establece la regla anteriormente citada.

Teniendo como ejemplo los siguientes casos:

• El contrato de arrendamiento o subarrendamiento debe indicarse una vigencia de fecha cierta de termino del contrato, el cual comprenda día, mes y año de expiración del documento, y no que se establezca una vigencia “indefinida” o en su caso que se manifieste por un periodo de años sin indicar una fecha en concreto.

• Debe indicar el objeto del contrato el cual debe coincidir con el objeto social de la empresa y que vaya alineado con la finalidad en la que se obtuvo en arrendamiento del inmueble con el fin de llevar a cabo sus procesos productivos o de prestación de servicios.

• El domicilio objeto de arrendamiento debe manifestarse en el contrato tal cual como se registro ante el SAT y Secretaría de Economía y confirmar que coincida plenamente para evitar discrepancias en todos los documentos que se enlazan con la dirección del inmueble.

• Que las personas físicas que representan a la parte arrendadora y arrendador se manifieste el nombre correcto y completo y a su vez cuente con poder legal para representar a la empresa, y que se establezca la voluntad de las partes para la celebración de dicho contrato.

• Adicional a lo anterior, es importante que la empresa cuente con el registro de catastro y uso del suelo, ya que, actualmente es uno de los documentos que la autoridad ha estado solicitando para vincular y enlazar el domicilio registrado ante el SAT.

• En el caso de un contrato de subarrendamiento es importante que se considere que en el contrato original de arrendamiento de donde deriva el contrato de subarrendamiento, debe de verificarse que en el documento se cuente con la cláusula donde el arrendador tiene permitido subarrendar parte del inmueble con previa autorización del dueño del establecimiento, y a su vez, en todo momento la empresa debe de contar con el contrato de arrendamiento original que soporta al contrato de subarrendamiento.

Derivado de lo anterior sería importante tener a consideración las siguientes recomendaciones:

• Tener un control en conjunto y comunicación con las áreas respectivas, el cual podría ser mediante un archivo compartido, en donde contenga el contrato de arrendamiento o subarrendamiento con las respectivas modificaciones que ha sufrido el documento mediante un adendum o convenio modificatorio sobre el inmueble objeto de arrendamiento, y en caso de una modificación determinar cuándo tendría la obligación de presentar algún aviso.

• Monitoreo sobre la vigencia del contrato, y tener conocimiento en el momento oportuno en que debe renovarse dicho contrato, por lo que se recomienda que se realice un calendario de renovaciones de contrato.

• Generar un ckeck list de cambios y de cumplimiento que debe considerar la empresa para encontrarse al corriente de los repentinos y constantes cambios que pueden generarse y sobre todo contemplar la revisión de los domicilios en SEPOMEX.

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