5 principales problemas de comunicación interdepartamental y sus consecuencias.

Uncategorized

19 ago

5 principales problemas de comunicación interdepartamental y sus consecuencias.

La operación diaria en los departamentos de una maquila suele tener un ritmo de operación agitado, es por eso que en ocasiones no es fácil tener una buena comunicación entre los departamentos que conforman la maquila, o bien no existe un método establecido para canalizar el flujo de información. Esto mismo puede ser un detonante a unos de los problemas que a continuación se presentan, así como también las principales consecuencias de ellos.

Problemas:

1. Almacén no comunica la cantidad de materia prima o mercancía que sale o entra al departamento de Import/Export.
Dia con día el departamento de almacén se encuentra con movimientos de entrada y salida, por ello es común el hecho de la falta de comunicación o el no enviar reportes o informar la cantidad de mercancía que se encuentra en stock, ya sea en forma de producto terminado o de materia prima pendiente de producción, este hueco o esta falta de control de información puede causar discrepancias en el sistema de control de inventarios, mismas que pueden afectar el reporte de saldos, esto conlleva a que físicamente se encuentre más mercancía y el departamento de Import/Export no cuente con ella, y esto puede interpretarse como que la empresa cuenta con mercancía de manera ilegal. O en caso contrario el departamento de Import/Export cuenta con mercancía en el sistema de control de inventarios la cual no se encuentra físicamente en almacén, reflejando que no se cuenta con la correcta documentación para la salida de mercancía o no se encuentran correctamente integrados los Bill Of Materials, integrándose a esta cadena de información el departamento de ingeniería.

2. El departamento de compras/finanzas no tiene la correcta comunicación con Import/Export en tema de activos fijos.
El realizar importaciones de maquinaria o activos fijos es común el hecho de que el departamento de Import/Export en sus libros contables no presenta la depreciación que debe ser declarada con el paso de los años, sin embargo, al tratarse de activos fijos no se presenta una depreciación en materia de comercio exterior.

3. Comunicación entre el área de producción con Import/ Export.
Una de las áreas principales de la maquila es el área de producción y es por ello también que es de las que más movimiento tienen, sin embargo, es importante remarcar el hecho de que si bien el inventario que entra a producción no se consume al 100% debido a que diversas partes suelen convertirse en desperdicios (SCRAP), es por eso que se debe reportar al departamento de Import/Export, para poder hacer el ajuste correspondiente en el sistema de control de inventarios.

4. Falta de comunicación al recibir maquinaria adquirida en territorio nacional afecta a Import/Export.
Al momento de recibir maquinarias adquiridas en territorio nacional la parte de Envíos/Recibos, si no es revisada correctamente la mercancía a la cual se le da entrada se presentan incidencias en marca, modelo y serie los cuales no son coincidentes entre maquinaria y factura, en caso de discrepancia y al momento de una auditoria por falta de datos no se puede acreditar la legal estancia de la mercancía en territorio nacional.

5. Poca o nula comunicación entre el departamento de logística y el de comercio.
La comunicación es un problema medular común entre los departamentos de logística y comercio, esto debido a que el departamento de comercio busca encontrar nuevos contactos y potenciales clientes, así como participar en negociaciones y elegir nuevos proveedores y distribuidores. Esto es un punto importante debido a que el departamento de logística se encarga del almacenamiento de productos, inventarios seguimiento de transportes, así como también la logística inversa.

Es importante mantener en todo momento el contacto y la información actualizada al respecto de nuevos clientes, productos y proveedores, debido a que el departamento de logística (Import/Export) va a alimentar sus bases de datos de operaciones con dicha información. La incorrecta alimentación de una base de datos en el Sistema de Control de Inventarios (SCI) puede desencadenar diversos escenarios, mismos que traerían consigo una serie de consecuencias importantes para la empresa, por ejemplo:
-Errores o discrepancias en la incorporación de los Bill Of Materials (BOM).
-Presentación o generación de TXT de descargos de forma incorrecta.
-Discrepancias entre mercancía que se encuentra en almacén con mercancía que se encuentra en SCI.
-Vencimientos en plazos permitidos de mercancía debido a que no se da salida a las mercancías de manera virtual.

5 main problems of interdepartmental communication and their consequences.

The daily operation in the departments of a maquila usually has a hectic pace of operation, that is why sometimes it is not easy to have good communication between the departments that make up the maquila, or there is no established method to channel the flow of information. This can be a trigger to some of the problems that follow, as well as the main consequences of them.

Problems:

1. Warehouse does not communicate the amount of raw material or merchandise that leaves or enters the Import/Export department.
Day by day the warehouse department finds itself with movements of entry and exit, so it is common the fact of the lack of communication or not sending reports or reporting the amount of merchandise that is in stock, either in the form of finished product or raw material pending production, this gap or this lack of control of information can cause discrepancies in the inventory control system, which can affect the reporting of balances, this leads to the physical finding of more merchandise and the Department of Import / Export does not have it, and this can be interpreted as the company has merchandise illegally. Or otherwise, the Import/Export department has merchandise in the inventory control system which is not physically in storage, reflecting that the correct documentation for the departure of merchandise is not available or the Bill Of Materials are not properly integrated, integrating the engineering department into this information chain.

2. The purchasing/finance department does not have the correct communication with Import/Export on fixed assets.
The realization of imports of machinery or fixed assets is common the fact that the department of Import / Export in its accounting books does not present the depreciation that must be declared over the years, however, being fixed assets there is no depreciation in terms of foreign trade.

3. Communication between the production area with Import/ Export.
One of the main areas of the maquila is the production area and that is why it is also one of the most movement, however, it is important to highlight the fact that although the inventory that enters production is not consumed 100% because various parts usually become waste (SCRAP), that is why it must be reported to the Import/Export department, in order to make the corresponding adjustment in the inventory control system.

4. Lack of communication when receiving machinery purchased in national territory affects Import/Export.
At the time of receiving machinery acquired in national territory the part of Shipments / Receipts, if the merchandise to which entry is given is not correctly reviewed, incidents in brand, model and series are presented which are not coincident between machinery and invoice, in case of discrepancy and at the time of an audit due to lack of data the legal stay of the merchandise cannot be accredited in national territory.

5. Little or no communication between the logistics department and the trade department.
Communication is a common core problem among logistics and trade departments, this is because the commerce department seeks to find new contacts and potential customers, as well as participate in negotiations and choose new suppliers and distributors. This is an important point because the logistics department is responsible for the storage of products, inventories tracking transports, as well as reverse logistics.

It is important to maintain contact and updated information about new customers, products and suppliers at all times, because the logistics department (Import/Export) will feed its operations databases with this information. The incorrect feeding of a database in the Inventory Control System (ICS) can trigger various scenarios, which would bring with them a series of important consequences for the company, for example:
-Errors or discrepancies in the incorporation of Bill Of Materials (BOM).
-Presentation or generation of TXT disclaimers incorrectly.
-Discrepancies between merchandise that is in warehouse with merchandise that is in SCI.
-Expirations in allowed terms of merchandise due to the fact that the goods are not released virtually.

**e-learning en Comercio Exterior con AudiCo**

Permítenos ser tu aliado virtual en tu empresa IMMEX.

Foreign Trade Labs es la plataforma digital para la comunidad de los que buscan más conocimiento en Comercio Exterior.

Aprende de los mejores y forma parte de la mayor comunidad que busca impulsar a las IMMEX en México en la generación de más Cumplimiento en el Comercio Exterior.

Al ser miembro, recibirás de manera recurrente los siguientes beneficios: