¿Qué es un KPI en Comercio Exterior?

¿Estás llevando a cabo alguna estrategia de cumplimiento para tu departamento de Comercio Exterior? Si la respuesta es sí, este artículo seguramente te será de muchísima utilidad para conocer qué es un KPI, su importancia y para qué sirve.

“El objetivo último de un KPI es ayudar a tomar mejores decisiones respecto al estado actual en este caso de tu departamento de Comercio Exterior, poder definir una línea de acción futura.”

¿Qué es KPI, qué significa y cuál es su traducción?

El término KPI, siglas en inglés, de Key Performance Indicator, cuyo significado en castellano vendría a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto, lo anterior en el ámbito empresarial, sin embargo los KPI te serán de gran ayuda en el departamento de Comercio Exterior de tu empresa para poder medir un nivel de cumplimiento óptimo.

 ¿Por qué se utilizan los KPI y qué ventajas ofrecen?

Los KPI son utilizados por diversas ventajas:

1. Permiten obtener información valiosa y útil.

2. Medir determinadas variables y resultados a partir de dicha información.

3. Analizar la información y efectos de unas determinadas estrategias (así como las tareas que se utilizaron para llevar a cabo las mismas).

4. Comparar la información y determinar las estrategias y tareas efectivas.

5. Tomar las decisiones oportunas

Pero, ¿qué ventajas ofrecen a la práctica la utilización de KPI?

Algunas de sus grandes ventajas serían las siguientes:

• Los KPI en gran medida gracias a la mejora de las nuevas tecnologías de la información (Big Data: bases de datos, sistemas de automatización y computerización de datos, etc.), ofrecen frente a los canales tradicionales en los que la cuantificación de determinadas cuestiones tediosa y complicada, una medición mucho más sencilla, objetiva y fiable.

• Actualmente existen multitud de herramientas analíticas especializadas que permiten medir todo tipo de KPI en cualquier sector o actividad y conocer una mayor cantidad de datos objetivos sobre aquello que se quiere cuantificar. Normalmente este tipo de herramientas están muy enfocadas para su uso en un campo de acción concreto por lo que siempre utilizarán los KPI’s más oportunos y adecuados en cada caso lo cual facilita enormemente el trabajo de:

  • Elección de KPI’s

  • Localización de datos objetivos, medibles y relevantes para aquello que se quiere medir.

  • Obtención de informes sintéticos sobre aquello que se quiere determinar.

Los KPI no sólo te permiten determinar los resultados para una acción o estrategia concreta, sino que además ofrecen una visión global de la situación, ya que facilitan la determinación de puntos fuertes y débiles (aspectos de mejora) para tus proyectos.

“Imagina lo que sería la aplicación de KPI's pero en tu departamento de Comercio Exterior”

¿Cómo elegir los KPI adecuados para Comercio Exterior?

A partir de este punto nos centramos en los KPI para Comercio Exterior que no son los más conocidos en la actualidad y daremos algunas pautas de cómo elegir y utilizar los KPI para Comercio Exterior más relevantes en cada caso para obtener información útil en la generación de más cumplimiento.

Como hemos comentado previamente, los KPI se utilizan para medir todo tipo variables aplicables a una actividad, sector, etc., en este caso los enfocaremos a una maquinada y para ser más concretos a su departamento de Comercio Exterior y si cumplimiento en relación a sus importaciones, exportaciones y el control de sus programas como IMMEX, Certificaciones IVA e IEPS/OEA, permisos de importación, etc.

Y es que los indicadores clave de desempeño permiten obtener información de mucha calidad.

Pero antes de nada, es imperativo hablar de las características que debe reunir un KPI en Comercio Exterior para ser realmente relevante para aquello que se quiere medir (En este caso el cumplimiento) así como los diferentes tipos de KPI que pueden emplearse en cada caso.

¿Qué características debe reunir un KPI?

Podríamos definir una serie de parámetros estándar que debería cumplir cualquier Key Performance Indicator para ser realmente relevante y adecuado, y de este modo obtener los mejores resultados posibles en tus estrategias de marketing. Deben ser:

• Específicos

• Continuos y periódicos

• Objetivos

• Cuantificables

• Medibles

• Realistas

• Concisos

• Coherentes

• Relevantes

¿Qué tipos de KPI se pueden utilizar en Comercio Exterior?

Al ser un área donde el común denominador es no contar con KPI’s, te recomendamos iniciar con la primicia de que es lo que quiero medir, y si el indicador me dará un número que me ayude a comunicar mi nivel de cumplimiento.

Por ejemplo un medible que toda empresa no tratara de evitar es cual es mi riesgo en dinero ($$$), ya que esto hace poner en una balanza cual será la prioridad, considerando que las empresas IMMEX de nuestro país no se pueden dar el lujo de pagar multas excesivas y/o bien el perder el negocio de inversión en México.

Es por ello que te queremos compartir algunos KPI que te serán de utilidad en tu departamento y empresa:

• Multas por datos inexactos en tus pedimentos (Materia Prima y Activo Fijo)

• Inventario de pedimentos y la multa correspondiente en caso de no tener alguno

• Nivel de cumplimiento (%) de tu Certificación IVA e IEPS y el riesgo en $ en caso de que la puedas perder

• Saldos abiertos de mercancía importada temporalmente, su estatus, su congruencia contra lo exportado y su impacto en $ en caso de que este sujeto a no poder comprobar su retorno durante un procedimiento oficial

• Cumplimiento de los permisos como IMMEX, Prosec, Regla 8va., Certificados de Origen, etc., lo anterior deberá ser medido en un impacto financiero y/o cancelación del mismo.

Áreas que deberían contar con KPI’s

• Activo Fijo importado temporalmente

• Sistema Control de Inventarios (SCI) Anexo 24

• El SCCCyG (Anexo 31) que controla el crédito fiscal de tu Certificación IVA e IEPS

• Archivo documental (Pedimentos, permisos, programa IMEXX, etc.)

• Certificación IVA e IEPS

• Certificación OEA

• Entre otros

Y tú, ¿has utilizado KPI’s alguna vez?, ¿qué tipos de KPI has empleado?, ¿utilizas algún KPI de Comercio Exterior en tu departamento?